Registrar compras y gastos

Antes de registrar

Necesitas permiso para registrar compras, una sede autorizada, el proveedor registrado y artículos con su configuración contable. Elige un medio de pago disponible y el centro de costo cuando el formulario lo requiera.

Ten a mano la factura del proveedor, su número completo y, si corresponde, CUFE/CUDE. Las cuentas de impuestos y retenciones deben estar configuradas en Contabilidad.

Revisar y confirmar una compra

1. Abre Nueva Compra / Gasto y selecciona sede, proveedor, fecha y medio de pago. En crédito, revisa el plazo de pago.
2. Agrega las líneas y comprueba cantidades, unidades, factores de conversión, costos y descuentos. Selecciona el impuesto de la factura del proveedor para cada línea.
3. Revisa impuestos o retenciones adicionales contra el soporte. ReteFuente y ReteICA usan la base neta después de descuentos, sin IVA, INC ni propina; ReteIVA usa el IVA. Si registras una propina como recargo global, selecciona su cuenta de gasto o costo.
4. Completa el número externo del proveedor y CUFE/CUDE cuando los tengas. Puedes seleccionar un PDF, PNG o JPG de hasta 10 MB como soporte.
5. Comprueba el total a pagar y cualquier saldo a favor aplicado. Pulsa Registrar Compra y revisa el resultado antes de repetir la operación.

Qué genera el registro

La compra registra su documento y contabilización, el pago o saldo pendiente según el medio elegido y los movimientos de los artículos que correspondan. El impuesto de compra puede ser diferente del impuesto de venta del catálogo; revisa la factura real.

El efecto en existencias depende de la modalidad de inventario. En inventario automático, la compra gestiona cantidades y costos; en modalidad manual registra el valor contable, pero no suma cantidades ni calcula costo promedio. La pantalla informa ese comportamiento.

Cuando existe una orden de compra

Si vienes de una OC, revisa la información precargada y el estado de sus recepciones. La factura debe seguir ese flujo para reconocer cantidades ya recibidas y evitar otro ingreso de inventario. Las diferencias de precio requieren la confirmación indicada en pantalla.

Aplicar retenciones según el soporte

Las retenciones se indican manualmente. Nexxoc valida bases, porcentajes y valores, pero no decide por actividad, régimen, umbral o condición del proveedor si debes retener. Confirma el concepto con tu contador y utiliza las cuentas configuradas para la empresa.

No necesitas activar ReteFuente en la categoría ni indicar allí una tasa. Para nuevas retenciones utiliza la cuenta explícita de Contabilidad > Configuración Contable y la tasa del documento. La información heredada de categorías se conserva, pero no sustituye esta configuración.

En la revisión del XML recibido, las retenciones se muestran por tributo con base, tarifa e importe. No se aplican automáticamente: pueden ser autorretenciones del proveedor. Confirma sólo las practicadas por tu empresa antes de precargarlas en la compra. Los datos ambiguos, las tarifas múltiples y una base parcial de ReteFuente requieren revisión manual.

La tarifa de ReteICA del XML se expresa por mil y se convierte a porcentaje para el editor. La evidencia de cabecera y de líneas no se suma dos veces. Sin retenciones seleccionadas se conserva la carga habitual de la compra, sin nuevos descuentos.

La autorretención del proveedor no se convierte en una retención practicada por el comprador. Captura ICA en porcentaje, con hasta cuatro decimales, y revisa siempre el importe resultante. Las retenciones descuentan el neto pagado al proveedor; no cambian las cantidades ni el costo de inventario.

Comprobar documento y soportes

• En Historial General de Compras, confirma proveedor, referencia externa, fecha, total y estado. Revisa el saldo pendiente en cuentas por pagar cuando sea una compra a crédito.
• Consulta la trazabilidad contable y, si aplica, el movimiento de inventario en la sede correcta.
• Comprueba los adjuntos desde el historial. Los archivos son privados y su carga ocurre después de registrar el documento.

Evitar duplicados y corregir

Si aparece una posible factura duplicada, compara proveedor, número, CUFE y total antes de registrar otra. Si ya existe la compra, desde Conciliación DIAN puedes vincular su evidencia sin volver a contabilizarla.

Si falla solamente el adjunto, la compra puede haber quedado registrada: agrégalo después desde el historial. Para anular utiliza el flujo autorizado; las compras asociadas a recepciones de OC y los conflictos de inventario requieren resolver su situación antes de una reversión.

Distingue un error financiero de un error en la factura. Corregir el medio de pago o las retenciones debe conservar proveedor, sede, fecha, ítems, cantidades, costos, descuentos, impuestos de línea y propina, sin mover existencias ni cambiar costo promedio. Revisa el bruto, las retenciones, el neto y el saldo antes y después, y conserva el motivo y la auditoría.

Al corregir una retención ya contabilizada se conserva su cuenta original validada. Una retención nueva requiere la cuenta configurada para ese tributo; cambiar la configuración no reclasifica las retenciones históricas.

Una compra antigua exige comprobar el pago registrado contra el método y el asiento originales. La evidencia reconstruida se identifica como inferida; no reemplaza soportes originales ni permite elegir arbitrariamente entre métodos o cuentas. Si la identificación es ambigua o falta una revisión posterior, se mantiene el bloqueo para revisión asistida.

Si el error está en ítems, cantidades, costos o fecha, revisa la anulación autorizada y registra correctamente. Un bloqueo por período cerrado, pagos, anticipos, devolución, caja o información histórica insuficiente exige revisar el flujo relacionado; no lo resuelvas editando el asiento o los saldos directamente.