Conciliar compras con el Excel de la DIAN

Archivo y acceso necesarios

Necesitas permiso para registrar compras y el Excel de documentos recibidos descargado desde DIAN para la empresa activa. El NIT receptor debe coincidir con esa empresa; documentos de otro receptor provocan el rechazo de la carga.

Para revisar un XML no almacenado se utiliza la integración con Factus de la empresa. El proveedor y los artículos deben existir en Nexxoc antes de completar el mapeo de una compra nueva.

Cargar, comparar y decidir

1. En Compras, abre Conciliación DIAN e importación y carga el Excel. Lee cuántos documentos fueron aceptados, nuevos o actualizados.
2. Selecciona las fechas y consulta el resultado. Filtra pendientes, registradas, posibles coincidencias, diferencias o proveedor no existente.
3. Para una compra faltante, abre Revisar XML y mapear. Comprueba proveedor, cantidades, valores e impuestos y selecciona el artículo Nexxoc de cada línea.
4. Pulsa Preparar compra para abrir Nueva Compra / Gasto. Revisa sede, medio de pago y datos precargados; solo Registrar Compra confirma la operación.
5. Si la compra ya existe, compara sus datos y utiliza Vincular CUFE y XML cuando esté disponible. Después puedes descargar su XML desde la conciliación o el historial de compras.

Interpretar las coincidencias

• Registrada: se encontró la compra por CUFE o por proveedor, número externo y total. Revisa cualquier advertencia sobre la fecha.
• Posible coincidencia: existe una compra candidata que necesita comparación antes de vincularla o registrar otra.
• Diferencia: coinciden proveedor y número, pero el valor no coincide. Proveedor no existe y Pendiente señalan datos o compras por revisar.

Qué cambia en cada acción

Cargar el Excel crea evidencia de conciliación, sin modificar inventario, contabilidad ni cuentas por pagar. Una nueva carga actualiza documentos identificados por CUFE y conserva un nuevo lote de auditoría.

Vincular CUFE y XML añade evidencia a la compra existente sin repetir inventario, pagos o asientos. Las sugerencias de artículos, incluidas las de IA, requieren revisión: no crean artículos ni guardan compras por sí solas.

Comprobar el vínculo

• Después de registrar o revisar compras, usa Actualizar coincidencias para volver a comparar el rango seleccionado.
• Una compra con evidencia asociada muestra XML vinculado y permite Descargar XML. Comprueba también la compra en Historial General.
• Este proceso concilia registros internos. Los eventos RADIAN usan una pestaña y permisos separados; revisar o vincular XML no emite esos eventos.

Cuando no puedes continuar

Ante un NIT receptor incorrecto, descarga el Excel de la empresa correspondiente. Si falla el XML, revisa el detalle de Factus y la configuración antes de preparar otra compra.

Si falta el proveedor o un artículo, completa el catálogo y vuelve al mapeo. Revisa cualquier diferencia de valor o recargo no admitido; no fuerces una compra duplicada para cambiar el estado de conciliación.