Contabilidad y registros automáticos

Configuración previa

Confirma empresa, sede, plan de cuentas y modalidad de inventario. Las cuentas de categorías, medios de pago, cartera, proveedores, impuestos y otras operaciones deben corresponder al tratamiento elegido por la empresa. La configuración orienta los asientos automáticos: registrar un artículo o documento no sustituye revisar esas asignaciones.

Consultar libros, configurar el PUC, registrar asientos manuales y cerrar o reabrir períodos tienen permisos distintos. Verifica además que la fecha de la operación pertenezca a un período abierto y que terceros, cuentas y centros estén disponibles en la empresa activa.

Configurar y revisar una operación

1. En el módulo Contable revisa Plan Cuentas y Configuración. Comprueba las cuentas predeterminadas y, en las categorías de artículos, las cuentas de ingreso, inventario, gasto, costo y demás conceptos aplicables.
2. Registra ventas, compras y pagos desde sus módulos. Revisa fecha, tercero, impuestos, condición contado/crédito, cuenta bancaria y centro antes de confirmar.
3. Consulta Libro Diario para identificar el asiento y Libro Auxiliar para revisar los movimientos de la cuenta. Contrasta débitos, créditos y referencia con el documento original.
4. Para una corrección, utiliza la anulación, nota o reverso disponible para esa operación y conserva el motivo. Un asiento manual requiere soporte y permiso; evita repetir un efecto que el documento ya generó.
5. Antes de cerrar el período, verifica documentos pendientes y saldos. Si necesitas reabrirlo, utiliza el flujo autorizado e informa un motivo; la reapertura conserva trazabilidad.

Qué se contabiliza y cuándo

Una venta a crédito reconoce la operación y la cartera; el recaudo posterior cancela esa cartera contra caja o banco, sin reconocer otra venta. Una compra y su pago también son momentos distintos. El destino del artículo y las cuentas configuradas determinan si su base se lleva a inventario, activo, gasto u otro concepto.

En inventario integrado se controlan cantidades y valoración, y el costo de venta usa el costo registrado. En la modalidad «Cantidades manuales y cierre contable manual», las compras conservan su asiento comercial y fiscal, pero no ingresan inventario; el contador determina y registra el consumo al cierre. No se generan automáticamente CPP ni margen por producto.

Controles después del registro

Comprueba el saldo del documento, su comprobante, cuenta de cartera/proveedores y efecto en libros. Al anular un recaudo o pago, revisa el reverso y el saldo restaurado. Usa el mismo período y sede al comparar libros con reportes; un resultado distinto puede deberse al alcance de la consulta.

Qué revisar ante una diferencia

• Cuenta incorrecta: revisa configuración y asiento; no compenses sin identificar el origen.
• Período cerrado: consulta al responsable autorizado antes de intentar registrar con otra fecha.
• Compra sin gasto inmediato: verifica si se reconoció como inventario o activo.
• Contabilidad automática incompleta: confirma modalidad, cuentas y operación ejecutada; importar datos o preparar un borrador no equivale a registrar.