Nómina: liquidación, pago, PILA y electrónica

Preparar empleados y configuración

Ingrese a Inicio > Nómina y RRHH con los permisos correspondientes. Registre el tercero como Empleado y complete contrato, salario, fechas, jornada, sede, método de pago y datos de entidades en Administración de Empleados.

En Configuración Nómina revise conceptos, cuentas, terceros de aportes, centros y parámetros de la vigencia aplicable. Para nómina electrónica también necesita el módulo contratado, configuración autorizada, numeración y homologación de los empleados.

Del período al registro de pago

1. Cree o seleccione el período en Liquidar Nómina. Registre las novedades soportadas en Novedades de Nómina: horas, recargos, incapacidades, licencias, bonos, descuentos y conceptos aplicables.
2. Liquide y revise por empleado días, devengados, deducciones, bases, aportes, provisiones y neto. Resuelva errores antes de aprobar.
3. Apruebe y cause cuando la revisión esté completa. Consulte los asientos y genere desprendibles y planilla bancaria; esta requiere empleados con método bancario y datos compatibles.
4. Después de realizar el pago por el canal correspondiente, use Registrar Pago de Nómina y seleccione la cuenta contable de salida.
5. Para la planilla ya pagada a un operador externo, use Registrar pago externo de PILA, complete referencia, fecha y cuenta y adjunte el soporte cuando corresponda.
6. Para emisión electrónica, revise el consolidado mensual listo y use sus acciones de emisión. Consulte el resultado individual de cada empleado.

Liquidar, aprobar, pagar y transmitir

Liquidar calcula los importes. Aprobar congela la liquidación y genera la causación conforme a conceptos y cuentas. Registrar el pago genera el egreso que cancela la deuda con empleados; no vuelve a reconocer salarios y aportes como gasto.

Registrar PILA externa cancela las obligaciones causadas de seguridad social y parafiscales contra caja o banco. Cesantías, intereses, prima y vacaciones conservan su ciclo separado en Prestaciones.

Comprobar cada etapa

• Revise estado del período, neto por empleado, desprendible, causación y comprobante de egreso.
• Compare PILA causada, registrada y pendiente con su soporte externo.
• En electrónica, confirme validación individual, CUNE y XML cuando estén disponibles. Un desprendible Nexxoc no equivale al XML oficial validado.

Corregir con trazabilidad

Si falla la liquidación, revise empleado, novedades y configuración de la vigencia. Si falla el pago, revise estado, saldo, cuenta y período contable; no repita la causación para corregirlo.

Ante un pendiente electrónico, sincronice el estado antes de reenviar. Un rechazo de un empleado no confirma el de los demás. Una nómina validada no se edita: use la nota de ajuste o eliminación correspondiente al caso. Las acciones de recuperación conservan la evidencia y requieren revisión del estado remoto.