Primeros pasos: empresa, sede y permisos

Antes de comenzar

Necesita un usuario activo con acceso a la empresa que va a operar. Si su acceso incluye varios NIT, seleccione la empresa desde Inicio. Cada empresa conserva sus propios terceros, artículos, cuentas, documentos y numeraciones.

Un usuario con sede asignada trabaja dentro de ese alcance. Si tiene acceso a varias sedes, revise la seleccionada en cada formulario. Los módulos disponibles dependen de los permisos efectivos, la contratación y el tipo de negocio de la empresa.

Preparar la primera operación

1. Ingrese con su usuario. Si recibió una contraseña temporal, complete Seguridad Requerida antes de continuar.
2. Confirme la empresa activa y la sede. Revise nuevamente ese alcance cuando cambie de empresa o abra una operación en otra sede.
3. El administrador revisa usuarios, sedes y permisos desde Configuración General. En Crear Usuario o Editar Usuario, consulte la ayuda de cada permiso y marque únicamente las acciones que corresponden al trabajo de esa persona.
4. Antes de vender o comprar, revise terceros y artículos; antes de contabilizar, cuentas y configuración contable; antes de emitir electrónicamente, la configuración y numeración de la sede.
5. Consulte la guía de la tarea concreta y revise tercero, fecha de contabilización, sede, medios de pago y resumen antes de confirmar.

Qué cambia al guardar

Guardar la configuración de un usuario aplica los permisos seleccionados. Buscar, agrupar o contraer categorías en el selector no cambia por sí solo las autorizaciones. El cargo es un dato informativo: escribir “gerente” en ese campo no concede el rol ni sus permisos.

Cambiar la empresa activa cambia el contexto de trabajo; los datos de un NIT no se trasladan a otro. El efecto de una operación depende de la acción confirmada: consultar, guardar un borrador, registrar y transmitir son pasos distintos.

Comprobar el acceso y el resultado

• Verifique empresa, sede y opciones disponibles en la sesión de la persona que realizará el trabajo.
• Después de una operación, busque su documento en el historial correspondiente y revise su estado. Consulte el asiento, movimiento o pago relacionado cuando aplique.
• Use la misma empresa, sede y período al comparar historiales y reportes.

Si falta una opción

Revise permiso, módulo contratado, tipo de negocio, empresa y sede; después recargue el perfil o la sesión si el administrador modificó el acceso. Solicite al administrador la autorización necesaria. Un analista necesita permisos explícitos para cada acción.

Si falta un tercero o una cuenta en un selector, compruebe que pertenezca a la empresa y tenga el rol o configuración adecuados. Evite crear un duplicado para resolver una restricción de acceso.