Inventario operativo: cargas, ajustes y toma física

Confirmar modalidad y sede

Abra Inicio > Operación y Logística > Inventario con los permisos correspondientes. Confirme la sede, el artículo y su unidad. La consulta de costos y valorización requiere autorización adicional.

Revise en Contabilidad > Configuración si la empresa usa Inventario integrado con CPP o Cantidades manuales y cierre contable manual. En modo manual, las compras se contabilizan y las unidades se cargan aparte a costo cero.

Elegir y ejecutar el movimiento

1. Consulte Visualizar Stock y el Kardex para conocer el saldo existente y los documentos que lo explican. Busque por nombre, SKU o código de barras; si hay variantes, seleccione la talla y el color concretos.
2. Para ingresar saldos iniciales o unidades adicionales, abra Carga Masiva y complete sede, fecha, referencia y cantidades. En inventario integrado revise además costos y contrapartida contable.
3. Para una diferencia puntual, use Ajuste Manual con dirección de entrada o salida, cantidad, fecha y motivo. Revise la contrapartida requerida para diferencias valorizadas.
4. Para comparar toda la bodega, inicie Auditoría Física. Registre cada conteo y guarde el avance; un campo vacío está pendiente y un cero escrito es un conteo válido.
5. Revise las diferencias vigentes antes de aplicar la toma. Para mover unidades entre sedes, use Traslados y confirme origen, destino y cantidad.

Cantidades, costos y contabilidad

Una carga confirmada aumenta existencias. En modo integrado genera su comprobante contable; en modo manual mueve únicamente cantidades a costo cero. Un ajuste usa el CPP vigente de la sede; si ese costo es cero, no genera un asiento monetario de valor cero.

Guardar el borrador de una toma física conserva conteos y notas. Aplicar genera los movimientos por las diferencias revisadas. El borrador no congela el Kardex: si cambia antes de confirmar, debe revisar un cálculo nuevo.

Revisar el resultado

• Vuelva al Kardex y verifique sede, documento, fecha, entrada o salida y saldo.
• Cuando exista efecto monetario, revise también el asiento y sus cuentas.
• Inventario Histórico consulta un corte; no modifica existencias. En la consulta tradicional por fecha de movimiento, un registro posterior con fecha retroactiva puede cambiar el resultado. El corte por fecha y hora de registro incluye únicamente lo registrado hasta ese instante.

Resolver diferencias sin duplicar

Si una salida se rechaza por existencias, revise el Kardex y la fecha: una compra posterior no respalda una salida retroactiva. Un saldo negativo histórico requiere investigar los documentos de origen.

No vuelva a cargar todo el saldo para corregir un conteo ni use un ajuste para ocultar una compra, venta o devolución incorrecta. Los servicios no tienen stock; recetas y fabricación requieren sus flujos específicos.