Facturación estándar y electrónica

Antes de facturar

Necesitas permiso para crear ventas, una sede autorizada, el cliente registrado y productos o servicios con su configuración contable. Selecciona un medio de pago disponible en la sede. Los artículos de inventario necesitan existencias suficientes allí.

Para emitir electrónicamente, la empresa debe tener habilitado el módulo y configurada su integración y numeración. La preferencia electrónica empieza apagada. Si la activas para una sede, el selector comienza marcado; puedes cambiarlo para esa venta.

Registrar una factura

1. Abre Nueva Venta y elige sede, cliente y fecha. Selecciona el centro de beneficio cuando el formulario lo requiera.
2. Agrega productos o servicios y revisa cantidades, precios, descuentos e impuestos de cada línea. Comprueba subtotal y total.
3. Selecciona el medio de pago. En una venta a crédito, revisa el plazo y el saldo que quedará por cobrar.
4. Revisa el selector de Facturación Electrónica, anticipos y retenciones aplicables. Confirma el registro una vez y lee el resultado.

Anticipos y retenciones

• Un anticipo general se aplica desde el saldo disponible del cliente. No puede superar ese saldo ni, junto con sus retenciones, el total de la factura.
• En contado, registra retenciones del cliente cuando efectivamente descontará esos valores. Reducen el dinero recibido, pero no el valor legal de la factura.
• En crédito, si el cliente ya practicó la retención al abono en cuenta, activa El cliente ya confirmó la retención y registra su soporte. Se descuenta del saldo, no del total legal. Una retención sólo prevista se registra al recaudar cuando realmente corresponda; no vuelvas a descontar una ya reconocida.
• Las autorretenciones se contabilizan por separado y no reducen el pago del cliente. Selecciona su modalidad y referencia según el soporte revisado por el contador. La marca de autorretenedor de renta no habilita por sí sola IVA o ICA; Nexxoc no decide tarifas o condiciones fiscales automáticamente.
• Las cuentas a favor en ventas/recaudos se usan para retenciones del cliente y para el débito de autorretenciones. Estas últimas también utilizan las cuentas por pagar configuradas para cada tributo. En recaudos parciales, registra sólo la base aún no reconocida; el sistema valida el acumulado por factura.
• Configura expresamente la cuenta de cada tributo utilizado en Contabilidad > Configuración Contable. Si falta o no es válida, el registro con esa retención se bloquea; no se selecciona otra cuenta automáticamente. Los documentos sin retenciones no exigen configurar tributos que no utilizan.

Qué ocurre al registrar

El registro crea la venta, su contabilización y los movimientos que correspondan según los artículos y el medio de pago. Una factura estándar queda como operación interna; una electrónica también gestiona la transmisión a Factus/DIAN.

Comprobar el resultado

• Busca la factura en Historial de Ventas y comprueba cliente, sede, total, saldo y estado.
• Si es electrónica, revisa la respuesta fiscal, el número DIAN y el CUFE. La referencia local y el número fiscal pueden ser diferentes.
• El PDF representa la factura. El XML oficial o las evidencias DIAN disponibles corresponden a documentos validados y se descargan desde el historial.

Pendientes y correcciones

Si la venta existe y aparece Pendiente DIAN, revisa el detalle y usa Reintentar DIAN cuando esté disponible. No crees otra venta para resolver una transmisión pendiente.

Para corregir una factura registrada utiliza el flujo de nota crédito con permiso de anulación. Una devolución parcial de productos retorna cantidades al inventario; un servicio se acredita por valor sin mover existencias. Recetas y combos dinámicos requieren anulación total.